W procesie druku termotransferowego wykorzystuje się taśmę oraz etykiety termotransferowe zwijane lub składane w wachlarz. Ciepło odgrywa znaczącą rolę w druku termotransferowym. Gorąca głowica drukująca topi atrament w taśmie, tworząc ostry, wyraźny obraz na powierzchni etykiety. Elementy grzejne wewnątrz głowicy drukującej włączają się i wyłączają, tworząc grafikę, tekst bądź kody kreskowe. Ze względu na doskonałą jakość oraz trwałość wytwarzanych obrazów, druk termotransferowy jest popularnym wyborem do różnych zastosowań.
Dlatego że w tym systemie występuje mniejsze zużycie głowicy drukującej, sprzęt ma tendencję do dłuższej żywotności. Wielokrotnie stosowane są kalki ribbon, cieszące się ogromnym zainteresowaniem. Ponadto druk termotransferowy można stosować na wielu różnych podłożach etykiet. System druku termotransferowego jest doskonały do zastosowań wymagających doskonałej skanowalności i długiego okresu trwałości. W bezpośrednim systemie termicznym ciepło głowicy drukującej generuje reakcję na specjalnie powleczonym papierze etykietowym, powodując czarny obraz na etykiecie. Zaletą tego procesu jest to, że nie wymaga dodatkowego etapu instalacji taśmy. Decydując o tym, czy bezpośrednie drukowanie termiczne jest odpowiednie dla konkretnego zastosowania etykiety, ważne jest, żeby zrozumieć środowisko, a także trwałość wydrukowanego obrazu na etykiecie, która jest wymagana. Należy również wziąć pod uwagę wymagania dotyczące możliwości skanowania. Kalki termotransferowe są aktualnie bardzo pożądane na rynku. Chociaż większość bezpośrednich materiałów do etykiet termicznych kosztuje więcej, koszt od końca do końca może być niższy ze względu na oszczędność czasu oraz kłopotów, dlatego że nie trzeba zmieniać taśm na etykietach termotransferowych. Ustalenie, czy etykieta jest termotransferowa, czy termotransferowa, jest łatwe.
Etykiety drukowane bezpośrednio na drukarce termicznej nie akceptują dobrze ciepła i światła. Z biegiem czasu etykieta zaczyna ciemnieć, i obraz staje się wyblakły. Nawet jeżeli są przechowywane z dala od ekstremalnych elementów, bezpośrednie etykiety termiczne zazwyczaj można skanować jedynie przez około sześć miesięcy po wydrukowaniu. Jednak ta żywotność jest wystarczająca do wielu przeznaczeń, takich jak etykiety wysyłkowe, karty identyfikacyjne gości, pokwitowania oraz drukowanie biletów.